– For meg som styreleder er det viktig at alt er i orden og at vi følger opp de kravene lovverket stiller til oss. Men det er mange lover og forskrifter som skal følges, ting som det det kan være forholdsvis kaotisk å holde oversikt over. Derfor er jeg veldig glad for at Ringbo har et system som gjør jobben enklere for oss, sier Ruud.
Styret har ansvaret
Styret har ansvar for å innføre og gjennomføre internkontroll i henhold til myndighetenes krav. Dette innebærer blant annet at styret må kunne dokumentere at det har gjort risikovurderinger i forhold til helse, miljø og sikkerhet.
– I et godt internkontrollsystem har man oversikt over alt fra tilstanden på det elektriske anlegget til noe så enkelt som hvilke rutiner som må følges når det kommer snø. Hvordan skal gangstier og tak sikres slik at man unngår personskade? Når skal brannslukkingsapparatene kontrolleres neste gang? Og så videre, forklarer Jonny Fjellstad som er HMS-rådgiver i Ringbo.
Fjellstad understreker at Ringbo først og fremst skal fungere som en god rådgiver for styret.
– Vi følger opp dokumentasjonen, og vi går årlige vernerunder sammen med styret for å avdekke eventuelle avvik som må utbedres. Deretter avgir vi en rapport slik at styret kan fatte de nødvendige vedtak, sier han.
Nettbasert verktøy
HMS-arbeidet i borettslaget registreres i et nettbasert verktøy som gir en god oversikt over hva som er gjort, og hva som må gjøres.
– Systemet er svært enkelt i bruk og blir tilpasset hvert enkelt boligselskap. Det gir en full oversikt over alle oppgaver, status og eventuelle avvik. Aktuelle lover og forskrifter oppdateres automatisk. Og så er det en klar styrke at all historikk blir liggende tilgjengelig, også for fremtidens styrer, forklarer Fjellstad.
Ekstra trygghet
For styreleder Ruud gir det en ekstra trygghet at systemet varsler på e-post og med SMS når det er oppgaver som må utføres.
– Når systemet er på plass så går det meste av seg selv. Oppgaver som må utføres plinger inn på telefonen med en god frist, og når det er utført, så er det bare å registrere i systemet. Enkelt som bare det, forteller han.
Og om det skulle være noe han blir litt usikker på, så vet Ruud at han bare trenger å løfte telefonrøret for å få svar på det han lurer på.
– Det er veldig fint å kunne ringe Ringbo når jeg er usikker, eller trenger hjelp til å løse hverdagslige utfordringer. I tillegg så er det flott at Ringbo følger opp HMS-systemet med årlige vernerunder, på den måten holdes HMS-arbeidet ved like, og vi unngår at ting blir uteglemt eller oversett, sier Ruud.